Bezpečné zpřístupnění dokumentů
Dokumenty zpřístupníme tak, aby byly rychle k nalezení, správně řízené a bezpečně sdílené.
Řešení nastavujeme podle rolí, oprávnění, typu dokumentu a navazujícího procesu. Výsledkem je bezpečné interní i externí sdílení, fulltext, metadata, pravidla pro správu obsahu a auditní evidence přístupů, kterou lze dále využít i pro reporting nebo navazující nadstavby.
Naše produkty
Centrální úložiště pro dokumenty s pravidly, metadaty a auditem
ODV je bezpečné úložiště pro dokumenty s řízením přístupů, metadaty, fulltextem a auditní evidencí. Umožňuje interní i externí sdílení, nastavování pravidel podle typu dokumentu a doložení práce s dokumenty při kontrole.
Aplikace na míru, napojené na vaše data a systémy
OXA jsou business a provozní aplikace navržené podle vašich procesů a napojené na stávající systémy. Pomáhají automatizovat agendy, omezit ruční práci, snížit chybovost a zlepšit dohledatelnost v každodenním provozu.
Produkty 3. stran
BI – Microsoft Power BI
Reporting pro management i provoz, napojené na naše datové zdroje.
Power BI využíváme pro interaktivní reporting a dashboardy nad centralizovanými daty a řízené sdílení podle rolí a přístupů. Napojením na naše datové zdroje zajistíme automatickou aktualizaci a jednotnou interpretaci výsledků napříč provozem i managementem.
Integrační platforma – IBM
IBM integrační platforma jako páteř propojení vašich systémů.
IBM integrační platformu nasazujeme pro propojení systémů pomocí toků a konektorů, ať už jde o API, messaging, ETL nebo eventy. Integrace pak napojujeme na naše aplikace tak, aby data a události podporovaly řízení procesů na jednom místě a byly provozně dohledatelné.
Služby
Digitalizace dokumentů
Převod papíru na řízený obsah: struktura, metadata, pravidla ukládání a zpřístupnění.
Navrhneme a dodáme digitalizaci dokumentů včetně pravidel co digitalizovat, kdy, jak a kam ukládat. Definujeme metadata, indexační pravidla a strukturu ukládání, aby byl obsah jednoznačně dohledatelný a použitelný v praxi. Součástí je návrh postupů pro příjem dokumentů, kontrolu kvality, pojmenování, klasifikaci a řízení výjimek tak, aby digitalizace nezvyšovala administrativu, ale snižovala ji.
Analýza procesů pro práci s dokumenty
Nejdřív proces, pak dokumenty: jasná pravidla ukládání a zpřístupnění.
Před digitalizací a migrací provedeme analýzu procesů: identifikujeme typy dokumentů, jejich životní cyklus, vazby na agendy a rozhodneme, kde se budou ukládat a komu se mohou zpřístupnit (role, interní/externí sdílení). Nastavíme pravidla pro metadatové povinnosti, schvalování, retenční lhůty a auditní požadavky, aby byl celý režim dlouhodobě udržitelný. Výsledkem je srozumitelný návrh, který propojí dokumenty s procesy, bezpečností a dohledatelností.
Integrace na interní systémy
Integrace dokumentů a metadat bez ručního přepisování a kopírování.
Zajistíme napojení interních systémů přes API / MQ / ETL tak, aby bylo možné automaticky načítat dokumenty, metadata a změny stavů (např. vznik dokumentu, schválení, expirace, verze). Řešíme mapování a validaci metadat, transformace formátů a řízenou synchronizaci tak, aby dokumenty neztrácely kontext a byly dohledatelné podle jednotných pravidel. Součástí je provozní dohled nad integracemi (monitoring, alerting, retry), aby bylo jasné, co se přeneslo, co ne a proč.
Jak postupujeme
Nejdřív pravidla a metadata, potom digitalizace, integrace a provoz.
Poznáme situaci a cíle
Ujasníme si, kdo bude dokumenty používat a jaké jsou požadavky na interní/externí sdílení a audit.
Zmapujeme procesy a typy dokumentů
Popíšeme životní cyklus dokumentů, role, výjimky a stanovíme pravidla pro ukládání a zpřístupnění.
Navrhneme metadata a strukturu
Definujeme povinná metadata, číselníky, tagy, indexaci a strukturu tak, aby šlo rychle hledat a bezpečně řídit přístup.
Nastavíme řešení a oprávnění
Zavedeme role a oprávnění, publikaci/platnosti, auditní evidenci a pravidla práce s verzemi.
Napojíme systémy a zdroje dokumentů
Připojíme interní systémy tak, aby se dokumenty a metadata načítaly automaticky a s kontextem.
Digitalizace/migrace a provozní doladění
Nastavíme importy, provedeme digitalizaci či migraci, ověříme kvalitu a doladíme provoz podle reálného používání.
Správné informace, správným lidem, bezpečně
Praha 2 nahradila nevyhovující systém moderní extranetovou aplikací pro zastupitele, komise a smluvní partnery s řízeným přístupem k dokumentům.
Kdy naposledy jste kontaktovali profesionály?
Napište nám, co potřebujete řešit – roztříštěné systémy, integraci infrastruktury, kybernetickou bezpečnost, monitoring nebo využití AI. Společně se podíváme, jestli a jak dává smysl, abychom se zapojili – od jednorázové konzultace až po dlouhodobou spolupráci.