Jedno místo pro ukládání a řízené zpřístupnění dokumentů
ODV sjednocuje práci s dokumenty napříč systémy a drží pravidla pro metadata, verze, oprávnění i auditní stopu.
.png)
Funkce pro ukládání, správu a dohled nad dokumenty
ODV spojuje správu dokumentů, metadata, vyhledávání, přístupy, audit i integrace do jednoho navazujícího celku.
Uložení dokumentů
ODV ukládá dokumenty do řízené struktury podle typu, agendy nebo složky.
Verzování a platnost
Systém sleduje verze dokumentů, historii změn i období jejich platnosti.
Metadata a popis
Každý dokument lze doplnit o metadata, tagy a další údaje pro správu i dohledání.
Vyhledávání a filtry
Fulltext a filtry pomáhají rychle najít správný dokument podle obsahu i metadat.
Přístupy a oprávnění
ODV řídí přístup podle rolí, typu dokumentu i konkrétního objektu.
Interní i externí zpřístupnění
Dokumenty lze bezpečně sdílet uvnitř organizace i směrem ven podle nastavených pravidel.
Audit a historie práce
Systém eviduje přístupy, změny i historii práce s dokumenty.
Integrace na další systémy
ODV je připravené pro napojení na identity, zdrojové aplikace i další systémy.
Provoz a dlouhodobá správa
Platforma podporuje monitoring, plánované úlohy a stabilní dlouhodobý provoz.
Pět kroků k řízené práci s dokumenty
ODV převádí práci s dokumenty do řízeného postupu, ve kterém jsou jasná pravidla, přístupy i dohledatelnost.
Analýza dokumentů a pravidel práce
Určíme, s jakými typy dokumentů organizace pracuje, kdo je používá a jaká pravidla pro ně mají platit.
Nastavení úložiště a metadat
Připravíme strukturu úložiště, metadata, číselníky, pravidla platnosti a scénáře publikace.
Import nebo digitalizace obsahu
Zavedeme příjem dokumentů z externích zdrojů nebo digitalizačních linek včetně validace a kontroly kvality.
Řízené zpřístupnění a sdílení
Nastavíme přístupy, publikaci a případné externí sdílení podle role, procesu a typu dokumentu.
Audit, kontrola a dlouhodobý provoz
Sledujeme historii práce s dokumenty, provoz systému i další úpravy pravidel pro dlouhodobě řízený provoz.
ODV z pohledu role
Jiný pohled, jeden společný řád v dokumentech
Každá role v ODV pracuje nad stejnými pravidly, přístupy a historií dokumentů.
Administrativní pracovník
ODV zrychluje každodenní práci s dokumenty, protože dokumenty mají jasná metadata, dají se snadno najít a je zřejmé, která verze je aktuální. Uživatel pracuje jen s obsahem, ke kterému má oprávnění, a v případě potřeby rychle dohledá historii i související změny.
Vedoucí agendy
ODV přináší pořádek do práce s dokumenty napříč týmem nebo agendou. Pomáhá nastavit pravidla pro zařazení, sdílení, revize i platnosti tak, aby byly dokumenty správně spravované a méně závislé na jednotlivcích.
Compliance / interní kontrola
Systém usnadňuje doložení přístupů, změn i práce s dokumenty při kontrole nebo auditu. Auditní evidence, historie operací a kontrola integrity dávají jasný přehled o tom, kdo s dokumenty pracoval, kdy a v jakém kontextu.
ODV
AI modul
AI, která zlepšuje kvalitu dokumentů a práci s nimi.
Kontrola metadat a zařazení
AI pomáhá doplnit metadata, ověřit správné zařazení a odhalit chybějící údaje.
Podpora vyhledání a dalšího kroku
Zlepšuje dohledání obsahu a navrhuje další akce, například revizi, schválení nebo expiraci.
Odhalení nesrovnalostí
Upozorňuje na duplicity, nekonzistence a další chyby v evidenci dokumentů.
Služby pro digitalizaci a práci s dokumenty
Pomáháme nastavit digitalizaci, pravidla zpracování i zpřístupnění dokumentů.
Digitalizace a návrh dokumentového toku
Zmapujeme papírovou dokumentaci, navrhneme způsob digitalizace a nastavíme proces ukládání, evidence a zpřístupnění dokumentů v digitálním prostředí.
Procesní analýza práce s dokumenty
Navrhneme proces zpracování dokumentů, metadata, pravidla jejich správy i zpřístupnění tak, aby bylo možné dokumenty lépe vyhledávat, řídit a dál vytěžovat.
Živnostenský archiv dohledatelný v řádu sekund
Praha 2 nahradila zastaralý archivní systém moderní aplikací pro živnostenskou dokumentaci se stromovou strukturou, českým fulltextem a otevřeným zdrojovým kódem.
Kdy naposledy jste kontaktovali profesionály?
Napište nám, co potřebujete řešit – roztříštěné systémy, integraci infrastruktury, kybernetickou bezpečnost, monitoring nebo využití AI. Společně se podíváme, jestli a jak dává smysl, abychom se zapojili – od jednorázové konzultace až po dlouhodobou spolupráci.